【特集】

スマートフォンの活用がもたらす
経費管理の高度化と生産性向上
─領収書の電子化と経費管理に関する調査結果─

船越 洋明

株式会社コンカー テクノロジー本部
中小企業診断士

　「企業の経費精算において最も煩雑な作業は何か？」と尋ねた際、ほぼすべての方が「領収書原本の提出・回収・保管」と回答される。現在、経費精算に求められる法的な要件としては、紙で受領した領収書原本の7年間の保管義務要件があり、それに従う必要があるためである。

　その煩雑さを解消するために、「領収書を電子化、保存し、紙の原本を廃棄することを可能にする」ための方法がなかったわけではないが、求められる要件や規制条件の厳しさゆえ採用する企業はほとんどなく、「領収書電子化の推進」は掛け声倒れになっていたと言える。

　しかしながら、昨年よりその規制を緩和する動きが見られ、ついには平成26年12月30日に政府与党より公開された「平成27年度税制改正大綱」において、「税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し」として明確に規制緩和の方針が盛り込まれるに至る。

　従来の領収書電子化の主な要件は以下の通り、

　①電子化の対象は3万円未満の領収書のみ
　②原稿台付スキャナにて読み込まれたもの
　③電子化したファイルに対して電子署名を付与
　④電子化したファイルに対してタイムスタンプを付与

　実際の企業現場では領収書を3万円未満と3万円以上のものに区別して保管、運用を行う必要があり、加えて電子署名やタイムスタンプに対する「設備投資」が発生するため、本制度を活用できる企業は皆無に等しい状況であった。

　今回の規制緩和では、前述の要件のうち①および③が撤廃される見通しとなったが、積極的に領収書の電子化を推進したいと考える企業には、もう一つ乗り越えたい課題が残る。それは「従業員にどのように電子化に積極的に取り組んでもらえるか」という目的を最大化するための「電子化の手段」の定義である。